Типы документов
Реклама
Партнеры
Распоряжение Администрации Алтайского края от 05.04.2014 N 105-р <Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Алтайского края>
АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 5 апреля 2014 г. № 105-р
Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Алтайского края.
Губернатор
Алтайского края
А.Б.КАРЛИН
Утверждена
Распоряжением
Администрации края
от 5 апреля 2014 г. № 105-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Алтайского края (далее - "Инструкция") устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов Администрации края, обязательные для всех государственных гражданских служащих, занимающих должности государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края (далее - "служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края"). При применении термина "документ" подразумеваются правовые акты Алтайского края, входящая и исходящая корреспонденция Администрации края, созданные и оформленные в установленном порядке.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий.
3. Делопроизводство в Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело") в соответствии с Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - ЕСЭД), утвержденным распоряжением Администрации края.
4. Организацию работы с документами, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации Алтайского края осуществляет департамент документационного обеспечения Администрации края.
5. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края возлагается на их руководителей.
Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила и порядок работы с такими документами, с персональными данными, с обращениями граждан, с запросами о предоставлении информации о деятельности Губернатора Алтайского края и Администрации Алтайского края, подготовки документов к заседаниям Совета Администрации Алтайского края, подготовки программ всех видов устанавливаются специальными правовыми актами.
7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.
8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами.
10. Передача документов Администрации Алтайского края, их копий или проектов юридическим или физическим лицам не допускается, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.
11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе на другую работу или в случае увольнения служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении служащих Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края или их переводе в другое подразделение передача документов и дел осуществляется по акту, утвержденному руководителем данного подразделения.
12. Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за сохранность документа в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края и об утрате или неисправимом повреждении документа незамедлительно письменно докладывают непосредственному руководителю.
II. Правила оформления документов
1. Бланки документов
1.1. В Администрации Алтайского края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края и продольным или угловым расположением реквизитов:
бланк указа Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 1);
бланк распоряжения Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 2);
бланк письма Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 3);
бланк постановления Администрации Алтайского края (приложение 4);
бланк распоряжения Администрации Алтайского края (приложение 5);
бланк письма Администрации Алтайского края (приложение 6);
бланки документов структурных подразделений Администрации края (приложение 7).
1.2. Документы, издаваемые Администрацией Алтайского края совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата А4.
Данные о наименованиях органов государственной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.
1.3. Бланки документов создаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
1.4. Изготовление бланков с цветным изображением герба обеспечивается управлением делами Администрации Алтайского края по заявке департамента документационного обеспечения Администрации края. В исключительных случаях электронный шаблон бланка может передаваться департаментом документационного обеспечения Администрации края в структурные подразделения Администрации Алтайского края, органы исполнительной власти края.
1.5. Бланки документов с цветным изображением герба централизованно выдаются по мере необходимости структурным подразделениям Администрации Алтайского края и органам исполнительной власти Алтайского края канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края.
1.6. Бланки структурных подразделений Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти края согласовываются с департаментом документационного обеспечения Администрации края.
2. Оформление реквизитов документов
2.1. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля следующих размеров:
левое - 30 мм;
правое - 15 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Абзацный отступ должен составлять 12,5 мм.
2.2. При подготовке документов необходимо применять текстовый редактор Microsoft Office Word с использованием шрифта Times New Roman размерами 12 - 14 (максимальный используется для создания основного текста документа (постановления, письма и т.д.), минимальный - для таблиц и т.п.) через 1 - 2 междустрочных интервала.
В отдельных случаях размер шрифта и междустрочные интервалы могут быть изменены. При объеме текста менее трети страницы допустимо использование полуторного междустрочного интервала. При необходимости текст может быть напечатан размером шрифта 13,5, 13.
2.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются в правом верхнем углу поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
При оформлении приложения к правовому акту нумерация страниц продолжается. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.
2.4. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
Герб Алтайского края;
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле документа;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию;
отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.5. Изображение герба Алтайского края помещают на бланках в соответствии с законодательством Алтайского края.
2.6. Наименование органа исполнительной власти, помещаемое на бланках, должно соответствовать его официальному наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Алтайского края.
2.7. Реквизит "Справочные данные об организации" включает следующие позиции: почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты.
Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (далее - "Правила оказания услуг почтовой связи").
Этот реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "Наименование организации".
2.8. Реквизит "Наименование вида документа" включается в его бланк. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "Наименование организации" и печатается прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом (5 пт), например: УКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. Реквизит выделяется полужирным шрифтом размера 18.
2.9. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается на всех бланках документов, за исключением бланков писем.
2.10. Реквизит "Дата документа" обязателен для всех видов документов.
Датой документа является:
дата его подписания (правовые акты, письма, телеграммы);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);
дата утверждения документа (план, инструкция, положение, отчет).
Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (09.01.2014). Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты (9 января 2014 года, 14 января 2014 г.).
На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте. В тексте документа не допускается разрыв даты, оформленной цифровым способом, при переносе ее части на другую строку.
2.11. Реквизит "Регистрационный номер документа" обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, и является присвоенным при этом цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов.
Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного доступа, добавляется пометка "дсп".
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания исполнителей в документе.
2.12. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Располагается на бланке письма ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
Реквизит включает регистрационный номер и дату создания документа, на который дается ответ. Сведения данного реквизита переносятся исполнителем из поступившего документа.
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.
2.13. Реквизит "Адресат документа" рассматривается как совокупность достоверной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату.
Документы адресуют органам, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.
Если приводится полное название Министерства, то оно дополняется словами "Российской Федерации", если сокращенное - "России".
Например:
Министерство здравоохранения
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом.
Например:
Администрация Алтайского края
Заместителю Губернатора Алтайского края
И.О. Фамилия
Например:
Администрация Алтайского края
Управление делами
И.О. Фамилия
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации муниципальных районов и городских округов Алтайского края
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Директору
АКГУП "Алтайгазпром"
И.О. Фамилия
При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия отделяется от наименования организации одним межстрочным интервалом (пропускается одна строка).
При адресовании документа должностному или частному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при этом они отделяются от фамилии пробелом.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
И.О. Фамилия
ул. Льва Толстого, д. 67, кв. 5,
г. Барнаул, Алтайский край, 656049
Адрес печатается через интервал "точно" (12 пт) в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки или на каждом документе указывается только один адрес.
2.14. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Алтайского края
(подпись) ________ И.О. Фамилия
(дата) ________________
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации Алтайского края
от 05.04.2013 № 214
или
УТВЕРЖДЕН
протоколом заседания краевой инвестиционной комиссии от
25.04.2013 № 12
Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже (интервал 6 пт) располагается наименование должности руководителя, утверждающего документ (с прописной буквы), или ссылка на наименование документа. Реквизит печатается через межстрочный интервал "точно" (12 пт).
2.15. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа и оформляется над текстом документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?). Составляется для всех документов, за исключением распоряжений Администрации края и телеграмм.
В законах Алтайского края, указах и распоряжениях Губернатора Алтайского края заголовок к тексту печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, через один интервал, выравнивается по центру с одинаковым отступом от правого и левого краев текста. При этом он не должен выходить за пределы абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Например:
О поощрении Благодарностью Губернатора Алтайского края
Заголовок к тексту постановления Администрации Алтайского края и письма на бланке с угловым расположением реквизитов печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой), с одинарным междустрочным интервалом или интервалом "точно" (12 пт), если состоит более чем из трех строчек. Предельно допустимая длина строки в данном случае составляет 80 мм. Например:
О присвоении звания "Ветеран
труда Алтайского края"
2.16. Реквизит "
По датам
Информация
Ключевые слова