Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Администрации Змеиногорского района от 31.03.2014 N 163 "Об утверждении Порядка ведения делопроизводства по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организации их рассмотрения в Администрации Змеиногорского района, иных органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, предприятиях Змеиногорского района"
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗМЕИНОГОРСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 марта 2014 г. № 163
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО
ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН, ОБЪЕДИНЕНИЙ ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ
ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ОРГАНИЗАЦИИ ИХ РАССМОТРЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ
ЗМЕИНОГОРСКОГО РАЙОНА, ИНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ,
МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ
ЗМЕИНОГОРСКОГО РАЙОНА
В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и в целях совершенствования работы с обращениями граждан постановляю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организации их рассмотрения в Администрации Змеиногорского района, иных органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, предприятиях.
2. Опубликовать настоящее постановление в установленном порядке.
Глава Администрации
Змеиногорского района
В.И.КОРЕНСКИЙ
Утвержден
Постановлением
Администрации Змеиногорского района
от 31 марта 2014 г. № 163
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН, ОБЪЕДИНЕНИЙ
ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ОРГАНИЗАЦИИ ИХ
РАССМОТРЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ЗМЕИНОГОРСКОГО РАЙОНА, ИНЫХ
ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ПРЕДПРИЯТИЯХ
I. Общие положения
1. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, организации их рассмотрения в Администрации Змеиногорского района, иных органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, предприятиях (далее - "Порядок") разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности деятельности Администрации района. Порядок определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.
2. Порядок распространяется на индивидуальные и коллективные обращения граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, направленные в Администрацию района или на имя главы Администрации района, первого заместителя главы Администрации района, заместителей главы Администрации района (далее - "должностные лица") в письменной форме или в форме электронного документа, а также на устные обращения, поступившие в Администрацию района, в том числе в ходе личного приема.
3. В Порядке используются основные термины, предусмотренные статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон № 59-ФЗ).
II. Требования к Порядку
1. Организация работы с обращениями граждан в Администрации района осуществляется специалистами Администрации района, специалистами иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий в соответствии с должностными инструкциями.
Работа с обращениями осуществляется в сроки, установленные статьей 12 Федерального закона № 59-ФЗ.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, должностные лица администрации района, руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий или уполномоченные на то лица вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении заявителя. Для решения вопроса о продлении ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя должностного лица администрации района, руководителя иного органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия, поручившего рассмотрение обращения, с обоснованием необходимости продления срока. О продлении срока исполнитель уведомляет заявителя в письменной форме.
Рассмотрение обращений, поступивших с сопроводительным письмом от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Алтайского краевого Законодательного Собрания, Змеиногорского районного Совета депутатов, осуществляется в соответствии с законодательством о статусе депутатов.
2. Прием граждан, а также устных обращений осуществляется должностными лицами администрации района по адресу: ул. Шумакова, д. 4, г. Змеиногорск, Алтайский край, 658480, тел. (38587) 2-24-01, по графику:
Должность
Время приема
Глава Администрации Змеиногорского района
По вторникам
с 8-00 до 12-00
Первый заместитель главы Администрации Змеиногорского района
По средам
с 8-00 до 12-00
Заместитель главы Администрации Змеиногорского района по социальным вопросам
По четвергам
с 8-00 до 12-00
Заместитель главы Администрации Змеиногорского района по оперативным вопросам
По понедельникам
с 13-00 до 15-00
3. Прием граждан в иных органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях, предприятиях осуществляется в часы, определенные правовым актом руководителей иных органов местного самоуправления, локальным актом руководителей муниципальных учреждений, предприятий.
4. Письменные обращения на имя должностных лиц администрации района, руководителей иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий могут поступить посредством почтового отправления, факсимильной связи, фельдъегерской связи, электронной почты, предоставлены непосредственно гражданами или нарочным.
Обращения в форме электронного документа принимаются по адресу электронной почты: adm01214@mail.ru или на официальном сайте Администрации Змеиногорского района: Змеиногорский район-рф.
5. Организация работы с обращениями регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", законом Алтайского края от 29.12.2006 № 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края", Уставом муниципального образования Змеиногорский район Алтайского края.
III. Рассмотрение письменных обращений
1. Этапы рассмотрения письменных обращений
1.1. Рассмотрение письменных обращений включает в себя: прием, первичную обработку, регистрацию и направление должностным лицам администрации района, руководителям иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, рассмотрение должностными лицами администрации района, руководителями иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, направление исполнителям, рассмотрение исполнителями, подготовку ответов заявителям исполнителями, оформление архивных дел.
1.2. Прием письменных обращений граждан, объединений граждан, не являющихся юридическими лицами, на имя должностных лиц администрации района осуществляет специалист администрации района, регистрирующий входящую корреспонденцию в администрации района (далее - Специалист).
В ходе регистрации обращения Специалист проверяет обращение на соответствие требованиям части 1 статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
По просьбе обратившегося гражданина на предоставленных им копиях или вторых экземплярах принятых обращений ставится отметка "Принято" с указанием даты приема обращения, телефона для справок.
Прием обращений на имя руководителей иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий осуществляется руководителями этих органов и муниципальных учреждений, предприятий.
1.3. Обращения, поступившие с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.
1.4. Первичная обработка и регистрация обращений осуществляется в течение трех дней с момента их поступления. Регистрация обращений включает в себя заполнение регистрационно-контрольной карточки (приложение № 1) с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" и (или) в журнале (приложение № 2).
При регистрации письменному обращению присваивается регистрационный номер, состоящий из первой буквы фамилии заявителя (или индекса Кол-, если обращение коллективное), порядкового номера.
1.5. В правом нижнем углу первой страницы письма или сопроводительного документа (при его наличии) проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Обращениям, поступающим от жителей района к Президенту Российской Федерации во время проведения ежегодных прямых линий с Президентом Российской Федерации, при регистрации присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ОП- и отдельного порядкового номера (например, ОП-1, ОП-2).
Обращениям, поступающим в администрацию района через Интернет-приемную Администрации района, присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ИП- и отдельного порядкового номера (например, ИП-1, ИП-2).
Обращениям, поступающим в администрацию района в виде электронного документа, присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ЭО- и отдельного порядкового номера (например, ЭО-1, ЭО-2).
1.6. В регистрационно-контрольной карточке указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) или инициалы заявителя и его адрес, телефон (если письмо подписано двумя и более авторами, такое обращение считается коллективным), определяется и отмечается (при возможности определения) социальное положение заявителя, указывается срок исполнения обращения. При наличии сопроводительного документа указывается его адресат, дата, исходящий номер, фамилия, инициалы должностного лица, подписавшего документ.
2. Направление обращений должностным лицам администрации
района, руководителям иных органов местного самоуправления,
муниципальных учреждений, предприятий
2.1. Распределение и направление обращений должностным лицам администрации района осуществляется главой администрации района, заместителями главы администрации района, в соответствии с нормативным правовым документом, устанавливающим распределение обязанностей между должностными лицами администрации района.
2.2. Распределение и направление обращений, поступивших в администрацию района, в иные органы местного самоуправления, муниципальные учреждения, предприятия, осуществляется соответственно должностными лицами администрации района в соответствии с положениями о структурных подразделениях, об иных органах местного самоуправления, уставами муниципальных учреждений, предприятий.
Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких структурных подразделений администрации района, иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий или должностных лиц, то обращения направляются им на рассмотрение в порядке, установленном частью 4 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
2.3. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района и иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий или должностного лица, рассматриваются в соответствии с требованиями части 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
2.4. В случае, если в обращении обжалуются решение или действие (бездействие) органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия или должностного лица, обращение рассматривается в соответствии с требованиями части 7 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
3. Рассмотрение обращений должностными лицами администрации
района, руководителями иных органов местного самоуправления,
муниципальных учреждений, предприятий
3.1. Должностные лица администрации района, руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий по результатам ознакомления с текстом обращения определяют:
относится ли к закрепленной за ними сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
соответствует ли подготовленный проект резолюции поставленным в обращении вопросам, при необходимости дополняют и корректируют резолюцию.
Должностные лица администрации района поручают рассмотрение обращений руководителям структурных подразделений, иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий.
3.2. В случае, если подготовка ответов заявителям поручается должностными лицами администрации района руководителям структурных подразделений, иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, муниципальные служащие структурных подразделений администрации района, иных органов местного самоуправления, ответственные за рассмотрение обращения, уведомляют заявителя по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, о направлении обращения на рассмотрение в соответствующие органы местного самоуправления или в муниципальные учреждения или предприятия.
4. Направление обращений исполнителям
4.1. После рассмотрения должностными лицами администрации района, иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий обращения направляются исполнителям под роспись.
4.2. В случае, если обращение отписано на рассмотрение двум и более исполнителям, подлинник обращения направляется первому исполнителю, остальным направляются копии.
5. Рассмотрение обращений исполнителями. Особенности
рассмотрения предложений и заявлений граждан
5.1. Рассмотрение обращений исполнителями осуществляется в срок, указанный на регистрационно-контрольной карточке.
5.2. В отношении обращений, отнесенных к категории предложений, исполнители оценивают возможность их принятия или непринятия. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым оно не может быть принято.
5.3. При рассмотрении обращений, отнесенных к категории заявлений, исполнители:
выделяют действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает в целях реализации его (либо других лиц) конституционных прав и свобод;
проводят анализ соответствия фактов обращения положениям действующего законодательства, недостатков в работе администрации района, ее структурных подразделений, иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждениях, предприятиях;
проверяют наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе заявителю сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы;
проверяют, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям муниципальных правовых актов. Для этого исполнители получают разъяснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучают материалы, предоставленные гражданином, запрашивают (в том числе в электронной форме) дополнительные материалы. Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий требованиям нормативных правовых актов, заявление признается обоснованным. В случае признания заявления обоснованным, в ответе приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.
Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.
5.4. В случае необходимости получения дополнительной информации у заявителя, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить заявителя на личную беседу или осуществить выезд на место.
Заявитель уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.
В случае отказа заявителя предоставить дополнительную информацию ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная непредоставлением заявителем дополнительных сведений, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом, в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
5.5. При рассмотрении обращений осуществляется проверка достоверности информации с выездом на место, за исключением случаев, когда требуется ответ разъяснительного характера.
В ответе на обращение, рассмотрение которого проводилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы (факты подтвердились, подтвердились частично, факты не подтвердились).
Выезд на место по обращениям, связанным с вопросами благоустройства, жилищно-коммунального хозяйства, оформляется актом.
5.6. При рассмотрении обращений исполнители используют все предоставленные им полномочия в соответствии с должностными инструкциями.
5.7. Если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, подготовку ответа заявителю (в том числе и в орган государственной власти, направивший запрос) осуществляет ответственный исполнитель, указанный в поручении (резолюции) первым, в соответствии с требованиями, установленными статьей 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
Соисполнители за четыре дня до истечения срока исполнения обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы по своей компетенции для обобщения и подготовки ответа.
5.8. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено к нему не по принадлежности, он в двухдневный срок готовит докладную записку на имя должностного лица администрации района, руководителя иного органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия, поручившего рассмотрение обращения, указывая при этом орган, в который, по его мнению, следует направить обращение. Ответ заявителю в этом случае исполнителем не направляется.
5.9. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.10. Все исполнители несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также информации, касающейся частной жизни обратившихся граждан, без их согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
5.11. При утрате исполнителем обращения назначается служебное расследование, о результатах которого информируются заместители главы администрации района, руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий в течение трех рабочих дней со дня завершения служебного расследования.
5.12. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать в течение пяти рабочих дней все имеющиеся у него на исполнении обращения временно замещающему его работнику или работнику, ответственному за делопроизводство.
5.13. Результатом рассмотрения обращений исполнителями является подготовка ответов заявителям либо направление обращений в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
6. Подготовка ответов на обращения
6.1. Ответы на обращения, поступившие в администрацию района, подписывает глава администрации района или должностные лица администрации района по поручению главы администрации района; ответы на обращения, поступившие в иные органы местного самоуправления, в муниципальные учреждения, предприятия, - руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий соответственно в пределах своей компетенции.
6.2. Ответы заявителям и проекты ответов за подписью должностных лиц администрации района печатаются исполнителями на бланках установленной формы в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
6.3. В ответе на обращение заявителю необходимо точно указывать, в какой орган местного самоуправления или к какому должностному лицу он обращался.
6.4. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.
Основаниями для возврата ответа на повторное рассмотрение являются:
противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;
неполнота ответа, отсутствие мер по рассмотрению обращения;
несоответствие предоставленной информации вопросам, поставленным в обращении, резолюции должностного лица, руководителя иного органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия.
6.5. В случае возврата ответа исполнитель, в зависимости от оснований возврата, обязан устранить выявленные нарушения или провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов в срок до 10 дней, но не более сроков, установленных пункте 1 раздела II Порядка.
6.6. Ответы на запросы по обращениям граждан, поступившие в администрацию района от руководителей федеральных органов государственной власти, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, представителей аппарата Уполномоченного по правам человека, депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, должностных лиц Администрации Алтайского края, иных органов исполнительной власти Алтайского края, депутатов Змеиногорского районного Совета депутатов, подписывает глава, а в его отсутствие заместители главы администрации района в соответствии с Уставом муниципального образования Змеиногорский район. Ответы, подписанные главой администрации района, его заместителями, регистрируются в приемной администрации района.
Ответы на запросы по обращениям граждан, поступившие в иные органы местного самоуправления, в муниципальные учреждения, предприятия, от руководителей федеральных органов государственной власти, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, представителей аппарата Уполномоченного по правам человека, депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, должностных лиц Администрации Алтайского края, иных органов исполнительной власти Алтайского края, депутатов Змеиногорского районного Совета депутатов, должностных лиц Администрации Змеиногорского района, подписывает руководитель иного органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия. Ответы на обращения граждан, подписанные руководителями иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, регистрируются муниципальными служащими, работниками, ответственными за работу с обращениями граждан в указанных организациях.
6.7. В случае, если ответ на обращение заявителю направляется почтой, используется простое почтовое отправление.
6.8. При подготовке ответа на коллективное обращение в реквизите адресат указываются инициалы, фамилия, почтовый адрес с пометкой (для сообщения жителям) одного из граждан, указанного в обращении в качестве получателя ответа.
Если такой гражданин в обращении не указан, ответ направляется первому в списке граждан, подписавших обращение, чьи контактные данные поддаются прочтению.
7. Оформление архивного дела, хранение дел, законченных
делопроизводством
7.1. Решение о завершении рассмотрения обращений принимают соответственно глава администрации района, должностные лица администрации района, руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, поручившие исполнителям рассмотрение обращений. В этом случае должностные лица администрации района, руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, поручившие рассмотрение обращений, ставят отметку "В дело" на контрольно-регистрационных карточках (ответах, полученных от исполнителей).
7.2. Специалист администрации района, иного органа местного самоуправления, работник муниципального учреждения, предприятия, ответственный за работу с обращениями, формирует в соответствии с утвержденной номенклатурой дел архивное дело, в которое подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения должностных лиц администрации района, руководителей иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, поступившие ответы, справки.
Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата регистрации ответа заявителю или дата регистрации письма о переадресации обращения в органы власти, в компетенции которых находится разрешение обращения.
7.3. Муниципальный служащий, работник муниципального учреждения, предприятия, ответственный за рассмотрение и подготовку ответа по обращению, на регистрационно-контрольной карточке указывает результат рассмотрения (решено положительно, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату, заверяет их личной подписью.
7.4. Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где они располагаются в соответствии с порядковыми номерами.
Хранение архивных дел осуществляется в течение пяти лет с момента регистрации обращения в органе, ответственном за работу с обращениями. По истечении указанного срока дела уничтожаются по акту.
В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией по архивным вопросам администрации района может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении обращений.
IV. Организация личного приема граждан, представителей
объединений граждан, в том числе юридических лиц, работы с
устными обращениями
1. Этапы организации личного приема
1.1. Организация личного приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц, в администрации района включает в себя: предварительную запись, регистрацию обращений, рассмотрение обращений должностными лицами администрации района на личном приеме, первичную обработку материалов приема, направление поручений исполнителям, подготовку ответов заявителям.
2. Предварительная запись
2.1. Предварительная запись на личный прием к должностным лицам администрации района (далее - личный прием) осуществляется специалистом администрации района, муниципальных учреждений, предприятий, отвечающим за организацию личного приема (далее - Специалист).
Специалист, выслушав гражданина, представителя объединения граждан, в том числе юридического лица (далее - представитель), рассмотрев и проанализировав предоставленные материалы, консультирует по сути решения проблемы, разъясняет порядок организации и проведения личного приема в администрации района, ином органе местного самоуправления, муниципальном учреждении, предприятии, при необходимости направляет гражданина, представителя (с его согласия) на беседу к соответствующему специалисту по компетенции.
Если гражданин (представитель) не удовлетворен полученной информацией и настаивает на необходимости личного приема, Специалист делает краткую аннотацию просьбы в журнале предварительной записи.
2.2. Запись на личный прием главы администрации района осуществляется Специалистом приемной администрации района.
2.3. Гражданину (представителю) может быть отказано в записи, если обратившийся гражданин (представитель):
находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
не может сформулировать суть вопроса, с которым намерен обратиться на прием к должностному лицу администрации района.
Если на момент обращения гражданина (представителя) по вопросу предварительной записи на личный прием предыдущее обращение по аналогичному вопросу находится на рассмотрении или на контроле в администрации района, заявителю может быть рекомендовано записаться на личный прием при наличии окончательного ответа на предыдущее обращение.
3. Регистрация обращений
3.1. Специалист приемной администрации района, отвечающий за организацию личного приема граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляет предварительную регистрацию обращения, подбирает переписку по аналогичным письменным и устным обращениям по обозначенному вопросу.
3.2. В регистрационно-контрольной карточке личного приема указывается дата приема, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес места жительства гражданина (представителя) и фамилия, инициалы должностного лица администрации района.
4. Рассмотрение обращения должностными лицами администрации
района на личном приеме
4.1. Личный прием граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц, должностными лицами администрации района осуществляется согласно предварительной записи. При отсутствии предварительной записи прием осуществляется в порядке очереди.
Приглашение на личный прием осуществляется Специалистом с учетом предварительной записи при наличии у гражданина (представителя) документа, удостоверяющего личность.
4.2. Должностные лица администрации района, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина (представителя) дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях должностными лицами администрации района даются поручения исполнителям подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Должностные лица администрации района в ходе личного приема уведомляют гражданина (представителя) о том, кому будет поручено рассмотрение обращений и подготовка ответов, о чем Специалистом делается соответствующая пометка на регистрационно-контрольной карточке.
4.3. Поручение фиксируется на регистрационно-контрольной карточке должностными лицами администрации района в ходе проведения приема.
Должностными лицами администрации района одновременно ведется прием только одного человека, за исключением случаев коллективного обращения, но не более трех одновременно.
Должностные лица администрации района при рассмотрении обращения в пределах своей компетенции могут приглашать на личный прием специалистов структурных подразделений администрации района, иных органов местного самоуправления, а также руководителей организаций.
5. Первичная обработка материалов приема, направление
обращения исполнителям
5.1. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, регистрируется и рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений. На тексте обращения ставится отметка "Принято на личном приеме" с указанием номера регистрационно-контрольной карточки личного приема.
Резолюции должностных лиц администрации района фиксируются Специалистом приемной администрации района в регистрационно-контрольной карточке.
Регистрационно-контрольные карточки личного приема направляются на рассмотрение исполнителям по электронной почте или передаются под роспись.
5.2. Организация личного приема граждан руководителями иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий осуществляется в порядке, утвержденном в соответствующем органе местного самоуправления, муниципальном учреждении, предприятии.
5.3. Устные обращения также могут поступать по телефону, в том числе во время специально организованных телефонных прямых линий, часов прямого провода, приема граждан в поселениях района. Регистрация устных обращений производится вместе с письменными обращениями с отметкой "УО".
5.4. Рассмотрение устных обращений исполнителем, подготовка письменных ответов на них, оформление архивных дел осуществляются в порядке, предусмотренном для письменных обращений.
V. Организация работы с обращениями, поступающими в
администрацию района, иные органы местного самоуправления,
муниципальные учреждения, предприятия в виде электронного
документа
1. Обращения в виде электронного документа поступают в администрацию района, иные органы местного самоуправления, муниципальные учреждения, предприятия по электронной почте или через официальный Интернет-сайт района.
2. Обращения должны соответствовать требованиям, предусмотренным частью 3 статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
3. В целях оперативного реагирования на данные обращения в администрации района допускается сокращение срока их рассмотрения до 15 календарных дней с даты регистрации.
4. Обращения направляются исполнителям в письменной форме под роспись в журнале регистрации обращений с регистрационно-контрольной карточкой. В случае необходимости оперативного рассмотрения обращения допускается направление обращения по факсу с последующим вручением обращения с регистрационно-контрольной карточкой.
5. Ответы на обращения направляются заявителю в соответствии с требованиями части 4 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
6. Информация по исполнению обращений предоставляется в приемную администрации района в письменном или электронном виде.
7. В случае, если затронутые в электронном обращении вопросы не относятся к компетенции органов местного самоуправления, а также в случаях, предусмотренных статьей 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, специалисты, ответственные за рассмотрение обращения, уведомляют заявителя об этом по электронной почте (при наличии электронного адреса гражданина).
8. Ответы на обращения, поступающие на официальный Интернет-сайт района, имеющие общественное значение, могут быть опубликованы, с согласия заявителя, на официальном Интернет-сайте района.
VI. Формы контроля за рассмотрением обращений,
ответственность за рассмотрение обращений
1. Специалисты, муниципальные служащие, работники муниципальных учреждений, предприятий, ответственные за работу с обращениями, несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию и учет обращений, контроль за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения.
Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращений, соблюдение срока рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений (резолюций) в равной степени несут все указанные в поручении (резолюции) исполнители.
Ответственность за качественное рассмотрение обращений, поступивших на личных приемах граждан, возлагается на должностных лиц администрации района, руководителей иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, проводивших приемы.
Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.
2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных Порядком, и принятием решений осуществляется муниципальными служащими, специалистами структурных подразделений администрации района, работниками муниципальных учреждений, предприятий, ответственными за работу с обращениями.
3. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку исчерпывающих ответов на обращения.
4. Помимо текущего контроля муниципальными служащими, специалистами иных органов местного самоуправления, работниками муниципальных учреждений, предприятий, ответственными за работу с обращениями, осуществляются плановые и внеплановые проверки полноты и качества рассмотрения обращений.
Плановые проверки осуществляются на основании годового и квартальных планов работы, внеплановые - по конкретному обращению, поручению главы администрации района или первого заместителя главы администрации района, руководителей иных органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий.
VII. Проведение аналитической работы по обращениям
1. Аналитическая работа по обращениям проводится муниципальными служащими, специалистами структурных подразделений администрации района, работниками муниципальных учреждений, предприятий, ответственными за работу с обращениями.
2. Анализ обращений (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) проводится по требованию должностных лиц администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района, муниципальных учреждений, предприятий, но не реже одного раза в квартал.
3. Управляющий делами администрации района направляет информационно-аналитические справки главе администрации района, первому заместителю главы администрации района, руководителям иных органов местного самоуправления. В этих целях структурные подразделения администрации района, иные органы местного самоуправления, ежеквартально предоставляют управляющему делами администрации района информацию о количестве, характере и результатах рассмотрения обращений не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
4. В соответствии с отдельными поручениями должностных лиц администрации района, руководителей иных органов местного самоуправления готовится аналитический материал по тематическим, социальным и другим аспектам, связанным с обращениями.
5. Информация о результатах работы с обращениями граждан за год публикуется в газете "Змеиногорский вестник", размещается на сайте администрации района, включается в годовой отчет главы администрации района.
Приложение № 1
к Порядку,
утвержденному Постановлением
Администрации Змеиногорского района
от 31 марта 2014 г. № 163
Регистрационно-контрольная карточка Ход исполнения
№ Администрация Змеиногорского района Дата Отметка о
Ул. Шумакова, 4 передачи на промежуточном
исполнение Исполнитель ответе или
дополнительном
запросе
Корреспондент (Ф.И.О., адрес, тел.) ___________
_______________________________________________
_______________________________________________
Предыдущие обращения от ______________ № ______
Вид документа ________________________________
Автор, дата, индекс сопроводит. письма ________
_______________________________________________ Дата и индекс исполнителя (ответа) ______________
Дата поступления ______________________________ Адресат _________________________________________
Краткое содержание ____________________________ Содержание ______________________________________
_______________________________________________ _________________________________________________
_______________________________________________ _________________________________________________
_______________________________________________ _________________________________________________
_______________________________________________ _________________________________________________
_______________________________________________ _________________________________________________
_______________________________________________ _________________________________________________
Ответственный исполнитель ____________________ _________________________________________________
_______________________________________________ С контроля снято __________________
Резолюция _____________________________________ Подпись контролера ________________
_______________________________________________
Дело _________________ листы ____________
Автор резолюции _______________________________
Срок исполнения
Приложение № 2
к Порядку,
утвержденному Постановлением
Администрации Змеиногорского района
от 31 марта 2014 г. № 163
ЖУРНАЛ
регистрации обращений в администрацию района
№ п/п.,
дата
Корреспондент, его социальное положение
Адрес
Краткое содержание
Вид обращения
Резолюция, отметка в получении
Отметка об исполнении
1
2
3
4
5
6
7
------------------------------------------------------------------
По датам
Информация
Ключевые слова